I - Les Frais de Repas

Les frais de repas sont exonérés de cotisations lorsque le salarié est en déplacement ou contraint de prendre ses repas sur son lieu de travail

  • Repas pris au restaurant

Lorsque le salarié est en situation de déplacement et contraint de prendre son repas au restaurant, les frais de repas seront exonérés de cotisations, à hauteur de 18,60 € (2018) ou sans limite en cas de remboursement sur justificatifs.

  • Repas pris sur le chantier

Lorsqu’un salarié est en déplacement, ne peut regagner son domicile ou le siège de l’entreprise pour déjeuner, et que les circonstances ne l’obligent pas à prendre son repas au restaurant, l’employeur peut exonérer l’indemnité compensant les dépenses supplémentaires du salarié à hauteur de 9,10 € (2018).
Dans ce cas, il n'est plus question de justificatif, la limite fixée par l'URSSAF est un forfait lié à la situation du salarié.

  • Repas pris dans les locaux de l’entreprise

Lorsque le salarié est contraint de prendre son repas sur son lieu de travail compte tenu de conditions de travail particulières (travail de nuit, travail posté, pause déjeuner courte imposée par l'employeur…), l’indemnité versée en contrepartie ne sera pas soumise à cotisations à hauteur de 6,50 € (2018).
Dans ce cas, il n'est plus question de justificatif, la limite fixée par l'URSSAF est un forfait lié à la situation du salarié.


II - L’Indemnité de Grand Déplacement

A- Définition

Il y a grand déplacement quand le salarié ne peut rentrer chez lui compte tenu de ses conditions de travail.
Pour cela, deux conditions doivent être réunies :

  • Distance lieu de résidence / lieu de travail >= 50kms (trajet aller)
  • Temps de trajet en transport en commun > 1h30 (trajet aller)

Si ces conditions ne sont pas réunies, l’employeur devra prouver que les circonstances empêchaient le salarié de rentrer chez lui.

B- Types de frais concernés

Il s'agit de :

  • La nourriture
  • Le logement (y compris les petits déjeuners)

L’employeur peut décider de rembourser au réel ou selon le barème forfaitaire de l’Urssaf.

Le barème URSSAF varie selon le lieu et la durée de déplacement, avec des particularités pour les déplacements outre-mer et à l’étranger non repris ici.

Pour une journée de déplacement, un salarié peut percevoir :

  • Une indemnité de logement
  • Deux indemnités de repas pour le midi et le soir.

III- Les Frais de Transport

A- Frais de transport en commun

Lorsqu’un salarié utilise les transports en commun pour se rendre au travail, l’employeur a l’obligation de prendre en charge 50% du coût de l’abonnement (dans la limite de la 2nde classe).

Cette obligation est pour l’ensemble des moyens de transport utilisés par le salarié pour se rendre sur son lieu de travail: train + tram + vélo par exemple.

Seuls les abonnements sont pris en charge (annuel, trimestriel, mensuel ou hebdomadaire). Le remboursement interviendra uniquement à la demande du salarié et sur présentation d'un justificatif de paiement.

Les salariés à temps partiel en bénéficient également pour tout ou partie selon leur durée du travail :

  • Durée du travail >= 17,50h : prise en charge intégrale
  • Durée du travail < 17,50h : prise en charge au prorata mais par rapport à un mi-temps

Exemple : Abonnement de 60 € et durée du travail de 15h/s : 60 € x 50 % x 15h/17,5h = 25,71 €

Cette prise en charge est obligatoire, peu importe la distance qui existe entre le lieu de résidence habituelle du salarié et l’entreprise. Ainsi, la Cour de Cassation a reconnu le 12 décembre 2012 que l’employeur avait l’obligation de prendre en charge 50% de l’abonnement SNCF pour un salarié résidant à Chartres et travaillant à Paris.


B- Frais de transport personnel

L’employeur n’a pas l’obligation de prendre en charge les frais de transport liés à l’utilisation du véhicule personnel pour le trajet domicile / travail.

Cependant, il peut décider de mettre en place une telle indemnisation. Elle peut prendre la forme d’une indemnité kilométrique ou d’une prime carburant.

Elle sera exonérée de cotisations si :

  • L’avantage est collectif : concerne tous les salariés de l’entreprise utilisant leur véhicule personnel
  • L’avantage est accordé dans la limite du barème des frais kilométriques fixé par l’administration fiscale
  • Les salariés sont contraints d’utiliser leur véhicule personnel (lieu de résidence non desservi par les transports en commun ou horaires de travail non compatibles avec ceux des transports en commun).

L’employeur peut également verser une prime de transport d’un montant de 200 € / an, prime totalement exonérée de cotisations.

C- Frais de transport Professionnel

Lorsque le salarié est contraint d’utiliser son véhicule personnel à des fins professionnelles, le remboursement de ces frais est exonéré de cotisations dans la limite du barème fiscal d’indemnités kilométriques.

Dans la pratique, l’employeur doit pouvoir justifier :

  • De la nature professionnelle du déplacement ;
  • Du lieu de déplacement ;
  • Du nombre de kilomètres effectués ;
  • De la puissance fiscale du véhicule utilisé (copie carte grise) ;
  • Et la copie de l’assurance automobile.

D- Les indemnités kilométriques « vélo »

L’employeur peut décider de prendre en charge les frais engagés par l’utilisation d’un vélo pour le trajet domicile / travail. 

L’indemnisation est exonérée à hauteur de 0,25 € par kilomètre et dans la limite de 200 € / an.

Elle peut se cumuler avec la prise en charge des frais de transport en commun lorsque le salarié utilise son vélo pour se rendre vers un arrêt de transport en commun.


IV- Les outils issus des NTIC
(nouvelles technologies de l'information et de la communication)


Dans certains cas, le salarié est amené à utiliser des outils personnels à des fins professionnelles.

En matière de NTIC, il s’agit notamment : de téléphone portable, smartphone, ordinateur, tablette, imprimante, connexion internet, logiciels…

Le remboursement des frais exposés par le salarié peut être exonéré s’ils sont justifiés. Il peut s’agir du matériel mais également des consommables.

Le remboursement peut se faire au réel ou au forfait :

  • Remboursement au réel

-Matériel amortissable : le remboursement sera calculé selon les dépenses réellement engagées et en tenant des annuités d’amortissement
-Petit matériel non amortissable : le remboursement sera calculé selon les dépenses réellement engagées et en tenant compte de la valeur réelle d’acquisition

  • Remboursement au réel impossible : Lorsque l’employeur ne peut justifier des dépenses réellement engagées par le salarié, le remboursement sera défini selon la proportion d’utilisation professionnelle de ses outils personnels. Cette proportion ne sera exonérée qu’à hauteur de 50% de l’usage total.
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