Définition

Les frais professionnels correspondent à des dépenses engagées par le salarié pour les besoins et à l’occasion de son activité professionnelle.

Ces frais sont ensuite remboursés par l’employeur. Ce remboursement peut prendre la forme de :

  • Remboursement des dépenses réelles sur justificatifs ;
  • Versement d’allocations forfaitaires ;
  • Mais également l'application d’une déduction forfaitaire spécifique sur l'assiette de cotisations appelée aussi "abattement". Attention : ceci n'est ouvert qu'à certaines professions (bâtiment, journalistes, VRP...).

Les règles de traitement de ces frais sont posées par l'URSSAF.


I - Remboursement des dépenses réelles sur justificatif

Cela consiste à rembourser le salarié des dépenses réellement engagées dans le cadre de l’exercice de ses fonctions. Ce remboursement ne sera donc possible que sur présentation de justificatifs de dépenses qui doivent être conservés par l'employeur.

Cette méthode est possible pour certains frais mais obligatoire pour d’autres. C'est le cas notamment pour les frais :

  • engagés par les salariés en situation de télétravail,
  • engagés par le salarié pour l'utilisation des ses outils personnels issus des NTIC,
  • de déménagement suite à mobilité professionnelle,
  • exposés par les salariés des entreprises françaises détachés à l’étranger,
  • engagés par les salariés envoyés en mission temporaire ou mutés de la métropole vers les départements et collectivités d’Outre-mer ou inversement et de l’un de ces territoires vers un autre.

Ces remboursements sont exclus de l'assiette de cotisations sociales (non soumis à cotisations et portés en bas de bulletin) si :

  • le salarié était contraint d'engager ces dépenses dans l'exercice de ses fonctions
  • ET si l'employeur peut produire les justificatifs de ces frais.

Si ces deux conditions sont réunis, les frais sont exonérées de cotisations, sans limite de montant. Il convient cependant d'être vigilant face aux éventuelles abus.

Il est bien sûr possible de définir un plafond de remboursement. Par exemple, l'employeur peut rembourser les frais de restauration selon les dépenses réelles avec un maximum de 25 €. Si le salarié dépense 20 €, il sera remboursé de ce montant (après fourniture du justificatif) mais s'il dépense 28 €, l'employeur ne remboursera que 25 €.

En l'absence de justificatifs, l'exonération de cotisations sera plafonnée aux limites posées par l'URSSAF (voir ci-après).


II - Remboursement des dépenses sous forme d'allocations forfaitaires

A - Remboursement n'excédant pas les limites fixées par l'URSSAF

L'employeur a la possibilité de rembourser les frais professionnels selon des montants forfaitaires fixés par accord ou unilatéralement.

Si ces montants respectent les limites fixées par le barème de l'Urssaf, ils seront exonérés de cotisations.

Dans ce cas, aucun justificatif n'est nécessaire, l'employeur devra simplement être capable de prouver que le salarié était en situation de déplacement.

Dans un tel cas, l'employeur peut, par exemple attribuer une allocation de 15 € par repas pris au restaurant dès que le salarié est en déplacement. Le salarié peut dépenser moins, voire n'avoir aucune dépense, ou dépenser plus, le remboursement sera toujours de 15€.


B - Remboursement excédant les limites fixées par l'URSSAF

Dans ce cas, l'employeur a fixé une allocation forfaitaire dont le montant est supérieur aux limites d'exonération fixées par l'URSSAF.

Trois situations sont à distinguer :

  • Le salarié fournit un justificatif de dépenses couvrant l'allocation forfaitaire : la totalité de la somme est exonérée de cotisations
  • Le salarié fournit un justificatif de dépenses dont le montant est inférieur à l'allocation forfaitaire : la dépense est exonérée jusqu'au montant le plus élevé entre la dépense justifiée et la limite fixée par l'URSSAF, la partie excédant cette limite sera quant à elle soumise à cotisations
  • Le salarié ne fournit pas de justificatif de dépenses : l'allocation est exonérée jusqu'à la limite fixée par l'URSSAF et l'excédent est soumis à cotisations.

III - Et dans NewDeal ?

  • Etape 1 : Aller dans l'espace "Collaborateur" et sélectionner le salarié concerné
  • Etape 2 : Cliquer sur le bouton "Frais Professionnels" puis sur "Ajouter"
  • Etape 3 : Choisir le mode de remboursement," forfait ou réel"
  • Etape 4 : Sélectionner le type de frais à rembourser
  • Etape 5 : Définir la fréquence et la montant

Si vous optez pour une date précise, il conviendra de la saisir :

  • Etape 6 : Finaliser votre saisie en cliquant sur "Ajouter"

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