Vous venez d'ajouter votre société et défini vos éventuels établissements, vous pouvez désormais passer a l'étape suivante en cliquant sur l'onglet Collaborateurs puis sur le bouton "Ajouter un collaborateur".

Les informations saisies ici sont clés pour établir des bulletins de paie et vos déclarations sociales.

  1. En premier lieu, vous devrez renseigner les informations personnelles de votre collaborateur telles que :
  • son email professionnel
  • ses données d'identité : date et lieu de naissance 
  • sa situation personnelle
  • sa domiciliation
  • son numéro de sécurité sociale
  • ses données bancaires.

Ces données peuvent être saisies par l'employeur ou par l'employé directement en optant pour le Self-onboarding. Dès lors que le salarié aura saisi son profil, vous serez notifié par email et dans votre espace NewDeal.

Si vous ne choisissez pas l'option self-onboarding c'est vous qui saisissez ces données directement dans l'interface.

Si votre salarié ne dispose pas d'un numéro de sécurité sociale, vous devrez cocher la case 'Pas encore de numéro de sécurité sociale' et NewDeal vous proposera un Numéro Technique Temporaire que vous devrez confirmer.

2. Veuillez ensuite vous munir du contrat du salarié concerné afin de saisir les informations utiles pour l'établissement du bulletin de paie. Vous pourrez également télécharger le contrat de travail dans cet espace. 

3. Si le collaborateur bénéficie de primes, vous pouvez les définir dans l'onglet dédié.

4. De même ses frais de transport doivent être renseignés, afin que la partie prise en charge par la société soit impactée sur le bulletin de paie. Votre salarié devra par ailleurs vous fournir un justificatif de ces frais.

5. S’il bénéficie d’avantages en nature, vous devrez les saisir dans l'onglet suivant en cliquant sur le bouton 'Ajouter' afin qu’ils soient pris en compte dans le bulletin de paie.

6. La mutuelle est obligatoire, vous devez préciser celle dont bénéficie votre collaborateur : la mutuelle de votre entreprise ou une mutuelle personnelle. Il faudra également ajouter les documents requis par chacune des options : la demande individuelle d'adhésion en cas de mutuelle d'entreprise ou le document de dérogation en cas de mutuelle personnelle.

7. Si votre collaborateur adhère à la mutuelle d'entreprise, il vous sera demandé d'Ajouter les bénéficiaires potentiels (conjoint, enfants) et de renseigner les données telles que : nom, prénom, date de naissance, numéro de sécurité sociale et rattachement au salarié ou non.

8. Avec NewDeal, vous pourrez centraliser les demandes d'adhésion au contrat de Prévoyance en téléchargeant dans l'onglet Prévoyance ce document. Il sera alors mis à disposition de votre salarié dans son espace Collaborateur / Santé.

9. Encore un petit effort et vous pourrez voir le bulletin de paie de votre salarié ! Cette dernière étape consiste à saisir les données historiques de votre collaborateur si ce dernier n’est pas embauché durant le mois en cours. Pour cela, il vous faudra récupérer ces données grâce aux 3 derniers bulletins de paie, et l'état des cotisations par salarié que peut vous fournir votre cabinet comptable. Nous vous suggérons a ce sujet de récupérer vos fichiers DSN (Déclarations Sociales Nominatives) auprès de votre prestataire paie actuel, et ce afin de répondre aux objectifs de la RGPD (Réglementation Générale pour la Protection des Données) qui devient effective le 25 mai 2018 prochain.

Dès lors que vous aurez enregistré les données historiques du collaborateur, son bulletin de paie sera disponible en temps réel dans votre interface employeur et dans l'espace du collaborateur, et ce à tout moment du mois !

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